A organização de documentos para construção é crucial para qualquer empresa manter a segurança nas operações e resultados comerciais positivos. Na construção civil, o obrigatoriedade controle da documentação é ainda mais significativo devido à enormidade de obrigações trabalhistas e padrões certificáveis ​​estabelecidos pela legislação.

As empresas que buscam a certificação de qualidade, especialmente, precisam garantir que sua documentação e registros estejam acessíveis e atualizados, o que lhes daria valor extra como empresa. Manter o controle de registros e documentos de negócios é crucial porque informações antigas podem afetar muitas áreas de negócios.

O departamento de conformidade não conseguiria verificar os registros, os trabalhadores não saberiam qual EPI usar em seus trabalhos, os fornecedores poderiam não receber pedidos e muitas outras áreas de negócios poderiam ser afetadas negativamente por atrasos na documentação.

Leia: 5  curiosidades sobre o cimento

A melhor maneira de gerenciar a enorme quantidade de documentos para a construção  é utilizar ferramentas digitais que ajudam no arquivamento e na revisão de documentos. Durante a construção, muitos processos acontecem ao mesmo tempo.

Todas as etapas para esses processos precisam ser documentadas e seguidas, pois alguém pode perder seu documento em papel durante o registro.

Se as informações não estiverem atualizadas ou não forem seguidas, podem causar danos por retrabalho e falta de conformidade. Os registros e a documentação precisam ser bem controlados para evitar muitos dos problemas listados abaixo.

O Ministério do Trabalho e Emprego realiza inspeções mínimas nas empresas de construção, de modo que as questões fiscais são frequentemente vistas quando os registros expiram, e isso inclui claro os documentos para toda a construção. Os gerentes que não inspecionam documentos e registros podem levar à consideração de infrações.

Notificação do MTE

As inspeções do MTE podem ser estendidas para documentar reuniões que devem ser no canteiro de obras. eles são:

• Certificados de treinamento padrão NR-18, NR-35, NR-10, NR-33;
• Nota de Entrega de Equipamento de Proteção Individual (EPI);
• Nota de entrega de roupas de trabalho;
• Ordem de Serviço (SO)
• Aviso prévio para início dos trabalhos;
• Projetos de proteção coletiva;
• Certificado de instalação da Diretoria Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
• Termo de Responsabilidade Técnica por Programas e Projetos de Proteção Coletiva (ARTs – CREA).

Obviamente, ter esses arquivos em mãos é inútil se eles fornecerem dados desatualizados. Portanto, o gerenciamento adequado de cada tipo de documento ou registro é imprescindível.

Documentos para construção sobre reclamações trabalhistas

As reclamações trabalhistas continuam sendo um dos principais problemas da indústria da construção. Mas uma vez que a empresa cumpre suas obrigações e registra os documentos pertinentes, o risco legal é reduzido.

Neste caso, a documentação que deve estar sempre atualizada é a seguinte:

• Folhas de pagamento e recibos;
• Liberar todos os eventos de gatilho contribuídos;
• Comprovante de entrega de GPS aos sindicatos da categoria profissional;
• relatório de acidente;
• Evidência de benefícios pagos à empresa.

Normalmente, o arquivo deve ser mantido por dez anos. Devido ao período, há um alto risco de perda de registros em papel. Para resolver esse problema, existem alternativas automáticas para escanear arquivos (saiba mais no final deste artigo).

Gestão Empresarial e Tributária

Existem muitas escriturações comerciais e fiscais obrigatórias para as operações da empresa. Geralmente, essas informações devem ser arquivadas por pelo menos cinco anos. No entanto, alguns registros precisam ser mantidos por dez ou mesmo trinta anos.

Os principais documentos com um período de retenção de cinco anos são os seguintes:

• Declaração Integrada de Informações Econômicas e Fiscais para Pessoas Jurídicas (DIPJ);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Imposto de Renda (documentos relacionados ao arquivamento geral);
• Imposto sobre produtos industrializados (pessoal);
• Nota Fiscal Eletrônica.

Outros exemplos importantes são o Inventário Anual de Informações Sociais (RAIS), que deve ser arquivado por dez anos, e as Diretrizes de Arrecadação do Fundo de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), que têm prazo de 30 anos.

O armazenamento e o registro adequados de arquivos ajudam a otimizar o gerenciamento de negócios. Isso porque eles podem servir como fonte de métricas de desempenho para diversas áreas da empresa, como comercial, operações, marketing, etc. Por exemplo, com faturas arquivadas, custos, cobranças e impostos podem ser medidos.

Use a tecnologia para controlar documentos para construção

A tecnologia digital para documentação e registro torna-se uma aliada vital para empresas de construção civil de qualquer porte. Todos os envolvidos no projeto podem trabalhar de forma sistemática e organizada, aumentando a produtividade e eficácia do processo.

O compartilhamento, a elaboração, a revisão e o acompanhamento podem ser feitos no mesmo ambiente virtual. Isso melhora a agilidade do processo e a segurança das informações, seja sobre direitos de acesso ou a necessidade de compartilhar dados para reduzir erros e retrabalho.

Outra grande vantagem dos softwares de construção civil é não haver mais pilhas de documentos impressos que vêm dificultando a gestão dos canteiros e escritórios das construtoras. O gerenciamento integrado de dados é fundamental para as empresas de sucesso de hoje.

Esse conteúdo ajudou você a entender a importância de manter seus documentos e arquivos organizados?

Você já conhece todas as possibilidades oferecidas por um software profissional de gestão de obras?

Compartilhe suas observações nos comentários!